Verfahrensdokumentation nach GoBD – Pflicht erfüllt, Sicherheit gewonnen
Wir kümmern uns um deine gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensdokumentation und halten sie immer aktuell.
Jetzt Termin buchenViele wissen es nicht – aber: Seit 2015 verlangt die GoBD von jedem Unternehmen, das steuerlich relevante Dokumente digital verarbeitet oder speichert, eine aktuelle Verfahrensdokumentation. Fehlt sie, kann das bei einer Betriebsprüfung schnell zu Problemen führen oder sogar zu Hinzuschätzungen führen.
Verfahrensdokumentation nach GoBD – Pflicht erfüllt, Prozesse optimiert
Rechtssicher, digital und effizient: Wir erstellen deine Verfahrensdokumentation und bringen Struktur in deine Abläufe.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder weist sie Mängel auf, wertet die Finanzverwaltung das als formellen Mangel. Selbst bei korrekter Buchführung können dadurch im Rahmen einer Betriebsprüfung Zuschätzungen drohen.
Darum lohnt sich eine rechtssichere Verfahrensdokumentation doppelt: Sie schützt nicht nur vor Risiken, sondern sorgt auch für mehr Klarheit, Transparenz und Struktur in deinen digitalen Abläufen.
Die Erstellung ist allerdings komplex und zeitaufwendig – besonders, wenn der Büroalltag ohnehin gut gefüllt ist. Wir übernehmen das für dich: Wir erstellen deine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, halten sie laufend aktuell und sorgen dafür, dass deine digitale Buchhaltung jederzeit rechtssicher und nachvollziehbar bleibt.
So bist du optimal vorbereitet – und kannst dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Verfahrensdokumentation: Sicherheit, Effizienz und klare Prozesse
Erfülle deine GoBD-Pflicht – und profitiere gleichzeitig von mehr Struktur, Transparenz und Sicherheit im Unternehmen.
In erster Linie erfüllt die Verfahrensdokumentation eine gesetzliche Pflicht – doch sie kann weit mehr. Sie nimmt dir die Sorge vor einer Betriebsprüfung, sorgt für nachvollziehbare Abläufe und schafft Klarheit in deinen digitalen Prozessen.
Darüber hinaus bringt sie echten Mehrwert im Arbeitsalltag: Neue Mitarbeitende finden sich schneller ein, da alle Schritte, Programme und Zuständigkeiten dokumentiert sind. Das spart Einarbeitungszeit und verhindert Informationsverluste.
Gleichzeitig unterstützt die Verfahrensdokumentation aktiv bei der Prozessoptimierung: Durch die strukturierte Beschreibung deiner buchhalterischen und organisatorischen Abläufe werden Schwachstellen sichtbar, Fehler reduziert und Effizienzpotenziale erkannt. So wird aus einer Pflicht ein Instrument, das dein Unternehmen langfristig sicherer, moderner und besser aufgestellt macht.
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in deinem Unternehmen digitale und steuerrelevante Daten verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.
Sie umfasst alle Bereiche – vom Einkauf bis zum Verkauf – und bildet die Grundlage für eine transparente, nachvollziehbare und rechtssichere Buchführung.
Allgemeine Beschreibung
Informationen zu deinem Unternehmen, den eingesetzten Systemen sowie beteiligten Dienstleistern. Hier wird der organisatorische Rahmen deiner Buchhaltung festgehalten.
Anwenderdokumentation
Detaillierte Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse – inklusive Arbeitsanweisungen, Zuständigkeiten und Schnittstellen zwischen Abteilungen und Systemen.
Technische Systemdokumentation
Darstellung der verwendeten Hard- und Software, über die steuerrelevante Daten verarbeitet werden – inklusive Ablageorte für digitale und Papierbelege.
Betriebsdokumentation
Anweisungen zur Sicherung und Dokumentation der EDV-Systeme, Datensicherung, Backup-Strategien und Benutzerverwaltung.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Übersicht der internen Kontrollen, Verantwortlichkeiten und Prüfmechanismen zur Sicherstellung korrekter und manipulationsfreier Datenverarbeitung.
Ersetzendes Scannen
Beschreibung des Prozesses zur Digitalisierung und rechtssicheren Archivierung von Papierbelegen – inklusive Regelungen zur Vernichtung der Originale nach erfolgreicher Digitalisierung.
Ablauf mit Klarabel: In drei Schritten zur rechtssicheren Verfahrensdokumentation
Von der Analyse bis zur fertigen Umsetzung – wir begleiten dich Schritt für Schritt.
Erstgespräch & Analyse
Im ersten Schritt besprechen wir gemeinsam deine bestehenden Prozesse und Systeme: Welche Software wird eingesetzt, welche Abläufe sind relevant und wo bestehen Schnittstellen? So erhalten wir ein klares Bild deiner digitalen Strukturen und können den Aufwand realistisch einschätzen.
Erstellung der Verfahrensdokumentation
Auf Basis der Analyse erarbeiten wir deine individuelle Verfahrensdokumentation – vollständig, GoBD-konform und praxisnah. Dabei berücksichtigen wir die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie deine internen Abläufe, damit das Ergebnis wirklich zu deinem Unternehmen passt.
Schulung & Implementierung
Nach Fertigstellung besprechen wir die Dokumentation gemeinsam, erklären den Aufbau und zeigen, wie du sie im Alltag nutzen und aktuell halten kannst. Damit ist dein Unternehmen rechtssicher aufgestellt – und du bist bestens auf jede Betriebsprüfung vorbereitet.
Was ist die GoBD?
Die GoBD regeln, wie digitale und steuerrelevante Daten im Unternehmen korrekt verarbeitet, gespeichert und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Mit der zunehmenden Digitalisierung sind viele Unternehmensprozesse steuerrelevant geworden. Die Finanzverwaltung hat daher 2014 die sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingeführt.
Sie legen fest, wie Unternehmen digitale Daten rechtssicher verarbeiten und dokumentieren müssen.
Kurz gesagt: Die GoBD sorgen dafür, dass deine Buchhaltung und Datenverarbeitung transparent, nachvollziehbar und revisionssicher bleiben – egal, ob digital oder papierlos.
Wichtige Punkte der GoBD auf einen Blick
Pflicht für jedes Unternehmen:
Alle Betriebe, die steuerrelevante Daten digital speichern oder verarbeiten, müssen die GoBD einhalten.
Umfang:
Die Grundsätze gelten für sämtliche EDV-Systeme im Unternehmen – von der Buchhaltungssoftware über Kassensysteme bis hin zu den genutzten Anwendungen und Schnittstellen.
Anforderungen:
Für die Verarbeitung digitaler Daten gelten dieselben Regeln wie für Papierbelege: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Klarheit, Ordnung, Unveränderbarkeit und zeitgerechte Erfassung.
Verfahrensdokumentation:
Alle digitalen Prozesse müssen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben und regelmäßig aktualisiert werden.
Rechtssicherheit leicht gemacht – wir übernehmen deine Verfahrensdokumentation
Spare Zeit, vermeide Risiken und profitiere von klar dokumentierten Abläufen. Mit Klarabel wird aus Pflicht ein digitaler Vorteil.
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Christine Glade
Selbstständige Unternehmerin und zertifizierter Lexware Office Premium Coach aus Papenburg