Verfahrensdokumentation: Erfüllen Sie Ihre Pflicht & optimieren Sie Ihr Unternehmen
Profitieren Sie von unserer Fachkompetenz und Beratung
KontaktSchon seit 2015 schreibt die GoBD für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Dokumente in digitaler Form verarbeitet und speichert, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor. Es gehören also alle Unternehmen dazu.
Verfahrensdokumentation: Ihre Pflicht, unser Expertise – Vermeiden Sie Risiken und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe!
Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur Pflicht, sie erleichtert und strukturiert auch Arbeitsabläufe im Unternehmen
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder weist sie erhebliche Mängel auf, sieht die Finanzverwaltung dies als formellen Mangel. Zusammen mit anderen Mängeln, können hohe Zuschätzungen drohen. Daher ist es empfehlenswert, eine Verfahrensdokumentation proaktiv zu erstellen und sie regelmäßig an Unternehmensveränderungen anzupassen.
Die Ausarbeitung einer solchen Dokumentation ist aber komplex und zeitaufwendig. Angestellte und Geschäftsleitung sind oft zu beschäftigt, um sich damit auseinanderzusetzen. Wir besitzen das notwendige Knowhow, um in enger Zusammenarbeit mit Ihnen eine effiziente Verfahrensdokumentation zu erstellen.
Verfahrensdokumentation: Sicherheit, Effizienz und Prozessoptimierung
In erster Linie muss die Pflicht erfüllt werden und damit wird Ihnen auch die Angst vor einer Betriebsprüfung genommen
Außerdem hat eine Verfahrensdokumentation bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern Vorteile, da alle Schritte nachvollziehbar dokumentiert sind und dies die Einarbeitung erleichtert. Eine Verfahrensdokumentation schützt nicht nur direkt vor wirtschaftlichem Schaden.
Durch die Notwendigkeit, die Vorgehensweisen, Programme und Systeme Ihrer buchhalterischen Prozesse zu dokumentieren, ist es zudem möglich, Fehler und Versäumnisse aufzudecken und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Der Verfahrensdokumentation dient also auch der Prozessoptimierung und hilft so verdeckte Risiken im steuerrechtlichen Bereich sichtbar zu machen.
Bestandteile einer
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation hält fest, wie in einem Unternehmen digitale, steuerrelevante Daten gespeichert und verarbeitet werden. Davon betroffen sind alle Bereiche im Unternehmen von Einkauf bis Verkauf.
Allgemeine Beschreibung
Informationen zum Unternehmen und zu beteiligten Dienstleistern.
Anwenderdokumentation
Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse inklusive Arbeitsanweisungen, Zuständigkeiten und Schnittstellen.
Technische Systemdokumentation
Beschreibung der Hardware und Software, welche bei der Verarbeitung der steuerrelevanten Daten verwendet wird, inklusive Ablageorte für Papierbelege und digitale Belege.
Betriebsdokumentation
Anweisungen zur Dokumentation und Sicherheit der EDV-Systeme und Datensicherung.
Intenes
Kontrollsystem IKS
Beschreibung der durchgeführten Kontrollen, Mitarbeiterkompetenzen, Rollen und Verantwortungsbereiche.
Ersetzendes Scannen
Beschreibung der Digitalisierung und anschließender elektronischer Aufbewahrung von Papierbelegen, um diese nach der Digitalisierung vernichten zu dürfen.
Ablauf mit Klarabel: Drei Schritte zur Verfahrensdokumentation
Von der Analyse zur Umsetzung: So gestalten wir Ihre Dokumentation
Erstgespräch und Analyse:
Im Erstgespräch evaluieren wir Ihre Prozesse und Daten, also welche Bereiche gibt es, welche Software wird eingesetzt, wie wird aktuell gearbeitet.
Ausarbeitung der Verfahrensdokumentation:
Basierend auf der Analyse erstellt wir Ihre Verfahrensdokumentation. Diese wird in Abstimmung mit Ihnen optimiert und den gesetzlichen Anforderungen angepasst.
Schulung und Implementierung:
Danach besprechen wir die erstellte Verfahrensdokumentation und stellen sie Ihrem Unternehmen zur Verfügung.
Was ist die GoBD?
Die Digitalisierung erfasst mittlerweile eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Unternehmen.
Da diese häufig auch steuerrelevant sind, hat die Finanzverwaltung 2014 in den sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dargelegt, wie bei der Speicherung und Verarbeitung von digitalen steuerrelevanten Daten im Unternehmen vorzugehen ist.
Von den GoBD ist jedes Unternehmen betroffen, dass steuerrelevante Daten digital speichert und verarbeitet
Die Grundsätze beziehen sich auf alle EDV-Systeme im Unternehmen (einschließlich Kasse), die zur Speicherung und Verarbeitung steuerrelevanter Daten genutzt werden sowie auf Ihre Anwender
Für die Speicherung und Verarbeitung der digitalen Daten gelten die gleichen Grundsätze wie für analogen Belege und Dokumente. Dies sind insbesondere: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Verbuchung und Aufzeichnung, Ordnung, Unveränderbarkeit
Die digitalen Prozesse müssen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden
Wir sind die richtige Unterstützung für Sie
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Christine Glade
Selbstständige Unternehmerin und zertifizierter lexoffice Premium Coach aus Papenburg