Mehr Überblick im Mahnwesen
Wenn das Mahnwesen im Alltag liegen bleibt
Manchmal entsteht Chaos im Mahnwesen nicht durch fehlende Systeme – sondern ganz einfach durch den Alltag im Unternehmen. Genau so war es bei einem unserer Kunden.
Das Mahnwesen wurde dort über viele Jahre von einer Mitarbeiterin betreut. Als sich die personelle Situation im Unternehmen veränderte und diese Aufgabe nur noch eingeschränkt bearbeitet werden konnte, blieb im Tagesgeschäft schlicht zu wenig Zeit für offene Rechnungen. Neue Prioritäten, volle Auftragsbücher und andere Aufgaben sorgten dafür, dass das Mahnwesen über längere Zeit nicht regelmäßig bearbeitet wurde.
Ein Problem, das viele Unternehmen kennen: Das Mahnwesen rutscht schnell nach hinten – bis sich irgendwann eine größere Anzahl offener Rechnungen ansammelt. In dieser Situation wurden wir gefragt, ob wir zunächst bei der Bearbeitung der Mahnungen unterstützen können. Als wir uns einen Überblick verschafften, wurde jedoch schnell klar: Das eigentliche Problem lag tiefer.
Die Ausgangssituation im Unternehmen
Das Unternehmen – ein mittelständischer Betrieb mit über 100 Mitarbeitenden und mehreren Standorten – arbeitet bereits mit digitalen Systemen. Die Ausgangsrechnungen werden im ERP-System erstellt. Einmal täglich wird eine Exportdatei in DATEV Rechnungswesen importiert, wo anschließend:
- die Buchhaltung
- der Bankabgleich
- und das Mahnwesen
bearbeitet werden. Auf den ersten Blick also ein funktionierender Ablauf. Bei der Analyse der offenen Posten zeigte sich jedoch schnell: Viele Rechnungen waren zwar offen – aber nicht unbedingt klassische Mahnfälle. Oft gab es einen Hintergrund:
- eine Reklamation
- eine offene Rückfrage
- eine noch laufende Prüfung / Garantiefälle
- oder eine interne Klärung
Diese sogenannten Klärfälle können sich in vielen Unternehmen über Wochen oder Monate ziehen.
Das eigentliche Problem: fehlende Übersicht über offene Fälle
In DATEV waren die offenen Rechnungen sichtbar – aber der Kontext fehlte. Bei vielen Rechnungen war nicht klar:
- warum
sie noch offen sind
- ob
bereits jemand daran arbeitet
- oder
ob ein Fall vielleicht längst erledigt sein könnte.
Die Informationen dazu lagen häufig verteilt:
- in
einzelnen E-Mails
- bei
verschiedenen Mitarbeitenden
- oder
nur in persönlichen Notizen.
Das führte zu einem typischen Problem im Forderungsmanagement: Die Buchhaltung fragte nach dem Status einer Rechnung, Fachabteilungen prüften den Vorgang, neue Rückfragen entstanden – und einzelne Fälle zogen sich dadurch unnötig lange.
Uns wurde schnell klar: Das eigentliche Problem war nicht nur das Mahnwesen. Das Problem war die fehlende Struktur und Übersicht über die Klärfälle.
Unser erster Schritt: Transparenz schaffen
Bevor man Prozesse automatisiert oder neue Systeme einführt, braucht es zuerst eines: Transparenz. Deshalb haben wir begonnen, alle offenen Fälle systematisch zu erfassen und zu strukturieren. Dafür haben wir ein zentrales Klärfall-Board in Microsoft Teams (Planner) aufgebaut. Jeder offene Vorgang wurde dort als Aufgabe angelegt – mit den wichtigsten Informationen:
- Kunde
und Rechnungsnummer
- kurze
Beschreibung des Sachverhalts
- zuständige
Person
- Bearbeitungsnotizen.
Das Ziel war zunächst nicht, das Mahnwesen technisch zu verändern, sondern das Mahnwesen zu strukturieren und eine klare Übersicht über offene Klärfälle zu schaffen.
Schritt für Schritt zur Übersicht über alle Klärfälle
Die neue Struktur entstand nicht über Nacht. Über mehrere Wochen hinweg wurden Schritt für Schritt alle offenen Fälle geprüft, ergänzt und neu organisiert. Allein dieser Prozess brachte bereits viel Bewegung in das Mahnwesen. Denn bei der Durchsicht zeigte sich, dass einige Vorgänge längst hätten abgeschlossen werden können – es fehlte lediglich eine kurze Rückmeldung oder eine letzte Klärung. Durch die neue Übersicht konnten viele dieser Fälle relativ schnell abgeschlossen werden.
Das Ergebnis: endlich Überblick über offene Rechnungen
Mit der neuen Struktur änderte sich die Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich. Fachabteilungen hatten erstmals einen klaren Überblick über ihre offenen Fälle. Die Buchhaltung musste deutlich seltener nachfragen, weil der Bearbeitungsstand direkt sichtbar war.
Auch für die Geschäftsführung entstand ein großer Mehrwert: Zum ersten Mal gab es eine zentrale Übersicht über alle offenen Klärfälle im
Unternehmen.
Jeder Beteiligte konnte nun jederzeit sehen:
- welche
Rechnungen noch offen sind
- warum
sie offen sind
- und
wer sich darum kümmert.
Damit wurde das gesamte Forderungsmanagement deutlich
transparenter.
Ein möglicher nächster Schritt: Automatisierung
Heute ist das Mahnwesen deutlich strukturierter als zuvor. Ein möglicher nächster Schritt wäre es, bestimmte Abläufe weiter zu automatisieren – zum Beispiel den Abgleich zwischen offenen Rechnungen in DATEV und dem Bearbeitungsstand im Klärfall-Board. Ob und wie genau sich diese Idee umsetzen lässt, prüfen wir aktuell noch. Der wichtigste Schritt war jedoch bereits getan: Transparenz schaffen und Struktur in die offenen Fälle bringen.
Fazit: Struktur ist der Schlüssel im Mahnwesen
Ein funktionierendes Mahnwesen besteht nicht nur aus Mahnungen. Es braucht vor allem:
- klare
Zuständigkeiten
- transparente
Informationen
- und
eine zentrale Übersicht über offene Vorgänge.
Mit der Kombination aus DATEV und Microsoft Teams konnten wir genau das erreichen. Viele offene Fälle konnten geklärt werden, Abstimmungen wurden einfacher – und das gesamte Mahnwesen wurde deutlich strukturierter. Viele Unternehmen möchten ihr Mahnwesen digitalisieren oder verbessern. Der wichtigste Schritt ist jedoch oft zunächst eine klare Struktur und eine transparente Übersicht über offene Rechnungen und Klärfälle.
Möchtest du dein Mahnwesen strukturierter aufstellen?
Viele Unternehmen verlieren Zeit und Überblick, weil Informationen über E-Mails, Excel-Listen und verschiedene Systeme verteilt sind. Mit klaren Prozessen und den richtigen digitalen Tools lässt sich das deutlich verbessern. Wenn du wissen möchtest, wie dein Mahnwesen und Forderungsmanagement strukturierter und transparenter werden kann, sprechen wir gerne darüber.
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